مهما كان ما تفعله وأينما كنت، يصبح الوقت هو العائق الذي يمنعك من الإنجاز. لذا، دعونا نتعمق في إدارة الوقت من خلال الرابط المرفق وهذه المقالة. سيكون هذا استثمارًا قيّمًا لوقتك في المستقبل.
ترتيب الأولويات
الإدارة الفعالة للوقت لا تتعلق بالضرورة بتوفير الوقت، ولكنها يمكن أن تتعلق أيضًا بالترتيب الذي نقوم به بالأشياء. على سبيل المثال، في وظيفة مكتبية، ما الذي يجب علينا فعله أولاً؟ إذا كان الهاتف يرن، فهناك عميل في الاستقبال وموظف الاستقبال مفقود، وهناك بريد إلكتروني لإرساله، فيجب أن يكون الطلب واضحًا. بالطبع، ستقوم بالرد على الهاتف قبل أن يتوقف عن الرنين، ومن المحتمل أن يضيع العميل على الطرف الآخر إلى الأبد؛ بعد ذلك، انظر إلى ما يريده العميل في مكتب الاستقبال، لأنه قد يكون سعيدًا بالوقوف هناك لفترة أطول قليلاً، إذا تمكن من رؤية أنك مشغول؛ ثم تعامل مع البريد الإلكتروني الذي يجب أن يكون لديك، نظريًا، 3 أيام للرد عليه بموجب قواعد آداب البريد الإلكتروني. ومع ذلك، فمن الأصعب أن تقرر متى يكون الأمر مجرد جبل من الأعمال الورقية التي تبدو للوهلة الأولى كلها متشابهة، ولا ينبغي بالتأكيد أن تكون موجودة على أي حال عندما يتم الترويج لأجهزة الكمبيوتر على أنها تزيل معظمها.
حسنًا، الحل لمشاكل مكتبك هو مراجعة الأوراق بسرعة لتحديد المواعيد النهائية ثم تلقي الرسائل بهذا الترتيب. وهذا هو الحال مع رسائل البريد الإلكتروني بالطبع. سرعان ما يصبح من الواضح أنك لا تحتاج إلى معالجة الدرج أو البريد الوارد الخاص بك بالكامل في يوم واحد لأن بعض الأشياء يمكن أن تنتظر أكثر من يوم واحد. لذا، هذه هي الطريقة التي يجب أن تستمر بها، حيث تقضي وقتًا قصيرًا كل يوم في تحديد الأولويات، أو الفرز كما تسميها مهنة الطب، ثم بقية وقتك في العمل على تجاوز عبء العمل المحدد حسب أولوياتك. إنها أقل إرهاقًا بهذه الطريقة.
الأمر نفسه في الكلية، يجب عليك القيام بالعمل وفقًا للمواعيد النهائية التي حددها المحاضرون، حتى لو لم يتحدث أحدهم مع الآخر وينتهي بهم الأمر بالقرب من بعضهم البعض. المفتاح إذن هو العمل للأمام وعدم ترك كل شيء حتى اللحظة الأخيرة وبالتالي الفشل في إنهاء أي شيء في الوقت المحدد. إعطاء الأولوية لحياتك الاجتماعية أيضا. هذا سيساعد.
ضبط حدود الوقت
من المفيد تحديد حدود زمنية أو أهداف. ومن ثم فمن المرجح أن تحققها، بدلاً من عدم وجود أي فكرة عن متى ستنتهي منها. إنه يركز العقل على بذل قصارى جهده خلال فترة زمنية معينة. إنه يزيل خطر السعي إلى الكمال لدرجة أنه يقلل الإنتاجية بشكل كبير. يجب أن يكون هناك توازن بين ما يهم وما هو مقبول من حيث المعيار المتوقع.
التخطيط
هناك عبارة تقول: "نحن لا نخطط للفشل، بل نفشل في التخطيط"، وهذا أمر يتعلق مباشرة بإدارة الوقت. إذا خططنا لمقدار الوقت المتاح لنا لإكمال مهمة ما، فمن المرجح أن نلتزم بها. إن عدم وجود أي فكرة عن عدم التخطيط للمدة التي قد يستغرقها الأمر يعني أن الأمر قد يستغرق أي قدر من الوقت.
شيء آخر نفعله، فيما يتعلق بالتخطيط، هو التقليل من تقدير الوقت. قد يكون من المحبط أن يستغرق كل شيء وقتًا أطول مما توقعنا. يمكن أن يجعل العمال يشعرون بعدم كفاية وأنهم فشلوا بطريقة ما في معدل إنتاجيتهم. ما فشلوا فيه على الأرجح هو عدم إتاحة الوقت الكافي لإكمال المهمة. قد يتضمن ذلك حسابًا غير صحيح للمدة التي ستستغرقها المهمة.
يُضيف العمل من المنزل تحديات جديدة فيما يتعلق بإدارة الوقت ، كما أدرك الكثيرون منا خلال فترة الجائحة. علينا أن نكون صارمين مع أنفسنا كما نفعل في العمل، وألا نسمح لأنفسنا بالتشتت بأمور لا تخطر ببالنا أصلاً في العمل.
لذا، فكر في هذه النقاط الثلاث أعلاه إلى جانب المعلومات الإضافية حول إدارة الوقت التي يوفرها الرابط العلوي وانظر إلى أي مدى يمكن أن يكون يومك أفضل. لا يتعلق الأمر بتخليص عبء العمل الخاص بك، لأنه سيستمر في الإضافة إليه، ولكن يتعلق بالتأكد من إكمال المهام التي يتعين القيام بها في الوقت المحدد ووفقًا لمعايير مقبولة. كل شيء بترتيبه الصحيح سيشهد اكتمال العمل.
قم بتحديد أولويات أعباء العمل، وإزالة أي شيء غير ذي صلة، والترتيب زمنيًا حسب التواريخ النهائية. ضع لنفسك حدودًا زمنية لتركيز عقلك على إكمال المهمة في الوقت المناسب وعدم التباطؤ فيها. أخيرًا، قم بتخطيط كل شيء، وهو ما يشبه تحديد الأولويات، على الرغم من أنه أكثر ارتباطًا بالأحجام التي تناسب الوقت المتاح. نتمنى لك التوفيق، سواء كنت تنهي عبء العمل المكتبي الخاص بك أو تقدم مهمة للكلية في الموعد النهائي. إذا كنت تقوم بالمراجعة لامتحان ما، فخطط لجلسات المراجعة الخاصة بك، حتى تتمكن من استيعابها جميعًا قبل الاختبار. إن التفكير في كيفية إدارة عبء العمل الخاص بك يعد بالفعل بداية جيدة للتخطيط لكيفية إدارة وقتك بشكل أكثر فعالية. ستشعر بالتحسن مع كل شيء أكثر تخطيطًا وتنظيمًا وأقل تخصيصًا.